ほとんどのお店では、店長がスタッフのシフトを管理して、日々の業務を行っています。スタッフの人数が多ければ多いほど、シフト管理が複雑になっていき、手間もかかってしまいます。
このような背景があるなか、シフト管理アプリというものが登場しました。
ここでは、シフト管理アプリとはどういったものなのか、またアプリを使うメリットについて解説をしていきます。
シフト管理アプリってどんなもの？
シフト管理アプリとは、希望シフトの回収、シフトの組み立てができるアプリです。お店で働くスタッフが出勤希望日をアプリ上で入力することで、シフト希望を回収でき、管理画面上でシフトを組んでいけば、シフト表に反映させることができます。
毎月のシフト管理は、お店の責任者である店長の主な業務となりますが、シフト管理アプリを活用すれば、毎月のシフトを組む作業が大幅に楽になり、生産性も向上します。
シフト管理アプリを使うメリット
シフト管理アプリの利用は、多くのメリットを享受することが可能になります。シフト管理アプリを使うメリットについて見ていきましょう。
シフト希望の回収が楽になる
希望日を紙に書いて提出というやり方だと、お店に出勤していないと提出することができません。また回収漏れも起きやすくなってしまいます。
希望を出していないスタッフに対して、個別に連絡してヒアリングするというシーンもなかにはありますが、これをやっていると店長の負担も大きく、手間がかかってしまいます。
シフト管理アプリを活用することで、アプリ上にスタッフが各々希望シフトを入力するだけで提出が完了します。また、シフト希望を提出していない人には、アラートが通知されるため、抜け漏れもありません。
シフト作成が簡単にできる
シフト希望の回収後、希望に沿ってシフトを組んでいきます。スタッフの中には扶養内で働くパートタイマーの場合所得制限も考慮する必要があり、スタッフの熟練度なども考慮しながらシフトを組まなければならないため、なかなか骨の折れる作業になります。
また、スタッフの人員が足りない場合は、他のスタッフに連絡してお願いしたり、それが難しい場合は店長が代わりに出勤したりするケースもあります。
シフト管理アプリでは、欠員補充をしたい場合はボタン一つで完結させることが可能です。
シフト連絡が楽
シフトが決まった後は、シフト表がお店の控え室などに掲示され、各々確認するというお店も多いかと思いますが、この方法ではお店に出勤していなければシフトの確認を行うことができません。
シフト管理アプリでは、シフト表をスタッフに一斉に送れるものもあり、いちいち掲示されたシフト表を確認しなくても、スマホ上で確認ができます。
シフトに変更があった際の伝達ミスが防げる
急なシフト変更があった場合、該当のスタッフへは電話などで個別に伝える必要があります。連絡手段がない場合は、伝達ミスも起こってしまうケースも。
シフト管理アプリがあれば、変更のあったスタッフのスマホへ自動プッシュ通知されるため、伝達ミスも起きにくくなり、手間も省けます。
お店で働くスタッフも情報をキャッチしやすい
お店の中で、スタッフで共通認識を持ってもらうために、連絡事項を記したノートなどを控え室に置く場合があります。しかし、これも出勤していなければ目を通すことができないため、あまり合理的な方法とはいえません。
アプリを通じて連絡事項などをスタッフへ配信しておけば、スタッフが好きなタイミングで閲覧することが可能になります。
また体調不良などによってシフトの変更をお願いする場合においても、連絡をアプリ上のチャットで行えば、関係者にも通知され、情報共有も容易にできます。
まとめ
大きな手間がかかるシフト管理も、アプリを活用することで効率化され、お店側も働くスタッフ側もWINWINの関係を築くことができます。